Οι άνθρωποι που δεν έχουν ασχοληθεί ποτέ με τη νομιμοποίηση εγγράφων δεν έχουν ιδέα τι είναι το apostille και γιατί είναι τόσο σημαντικό.

Το Apostille είναι απαραίτητο για όλους όσους σχεδιάζουν να ταξιδέψουν στο εξωτερικό.

Το Apostille είναι μια διεθνής σφραγίδα που επιβεβαιώνει τη νομιμότητα ενός συγκεκριμένου εγγράφου. Το έγγραφο δεν έχει νομική ισχύ σε άλλη χώρα χωρίς αυτό.

Γιατί χρειάζεστε ένα apostille;

Κάθε χώρα έχει τα δικά της ρυθμιστικά και νομικά πλαίσια, διαδικασίες για την εγγραφή και την έκδοση επίσημων εγγράφων, τα οποία ισχύουν μόνο στην επικράτεια της χώρας τους. Σχεδόν όλα τα έγγραφα που απαιτούνται στο εξωτερικό πρέπει να μεταφραστούν και να νομιμοποιηθούν.

Η Σύμβαση της Χάγης εγκρίθηκε το 1961, κατάργησε τη διαδικασία νομιμοποίησης της προξενικής αρχής, απλοποιώντας έτσι πολύ τη νομιμοποίηση ενός εγγράφου με την τοποθέτηση επιστολής. Έκτοτε, όλες οι χώρες που έχουν προσχωρήσει σε αυτή τη συμφωνία μπορούν να νομιμοποιήσουν το χαρτί με αυτόν τον τρόπο.

Η Κύπρος δεν αποτελεί εξαίρεση. Εντάχθηκαν στη Σύμβαση της Χάγης το 1978 και άρχισαν να χρησιμοποιούν το απλουστευμένο σύστημα νομιμοποίησης εγγράφων.

Πώς μοιάζει και πού τοποθετείται η απόστιλ;

Μια σφραγίδα αποστίλ στην Κύπρο είναι μια σφραγίδα 9×9 cm σε μορφή ορθογωνίου ή κύκλου. Συνήθως τοποθετείται οπουδήποτε στο έγγραφο όπου δεν υπάρχει κείμενο ή σε ξεχωριστό φύλλο, το οποίο επισυνάπτεται στο κύριο έγγραφο.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να απαιτείται διπλή αποστίλ για την επιβεβαίωση της νομιμότητας ενός εγγράφου. Η κύρια διαφορά είναι ότι το apostille τοποθετείται πρώτα στο πρωτότυπο έγγραφο, μετά το έγγραφο μεταφράζεται και επικυρώνεται συμβολαιογραφικά και το δεύτερο apostille τοποθετείται στη μετάφραση.

Ποια έγγραφα μπορούν να αποστιλωθούν;

Πρέπει να γνωρίζετε ότι το apostille δεν μπορεί να μπει στα έγγραφα των χωρών που δεν συμμετέχουν στη Σύμβαση της Χάγης. Στην περίπτωση αυτή, το χαρτί υπόκειται σε μια πιο επίπονη και κουραστική διαδικασία: προξενική νομιμοποίηση (χρειάζεται πιστοποίηση από τα αρμόδια υπουργεία και τα προξενεία της χώρας προορισμού).

Τα ακόλουθα έγγραφα μπορούν να αποστιλωθούν:

  • αποσπάσματα από το εμπορικό μητρώο της Κύπρου
  • έγγραφα που εκδίδονται ή επικυρώνονται από συμβολαιογράφο
  • έγγραφα που εκδίδονται από τα δικαστήρια της Κύπρου: ποινές και αποφάσεις
  • μεταφράσεις εγγράφων
  • επίσημα έγγραφα που εκδίδονται από τις αρχές της Κύπρου
  • εκπαιδευτικά έγγραφα: πιστοποιητικά, πιστοποιητικά και διπλώματα
  • πληρεξούσια, διαθήκες, έγγραφα δωρεάς
  • αντίγραφα εγγράφων επικυρωμένα από συμβολαιογράφο
  • άλλα κυβερνητικά έγγραφα.

Προσοχή! Τα τελωνειακά, διπλωματικά, προξενικά έγγραφα και διαβατήρια δεν υπόκεινται σε επιστολή.

Σε ποια γλώσσα είναι το apostille;

Δεν υπάρχουν αυστηρές απαιτήσεις. Επιτρέπεται η χρήση τόσο των επίσημων γλωσσών της Σύμβασης (Αγγλικά και Γαλλικά) όσο και της πρωτότυπης γλώσσας της υπογράφουσας χώρας. Κατά κανόνα, συντάσσεται στη γλώσσα του υπογράφοντος και αντιγράφεται σε μία από τις γλώσσες της Σύμβασης. Στην Κύπρο συνήθως βάζουν αποστίλ στα ελληνικά, τούρκικα ή αγγλικά.

Η γλώσσα του τίτλου ούτως ή άλλως παραμένει αμετάβλητη στο apostille. Εδώ επιτρέπονται μόνο τα γαλλικά: “APOSTILLE (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961)”.

Η διαδικασία της επικόλλησης αποστίλ είναι πολύ απλή. Πρώτα ελέγχεται η γνησιότητα των εγγράφων και στη συνέχεια τοποθετείται η αποστίλ.

Πρέπει να σημειωθεί ότι η ισχύς του apostille δεν είναι περιορισμένη.

Η περίοδος ισχύος του apostille σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να αναφέρεται στο έγγραφο. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι οι αρχές στις οποίες σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το πιστοποιημένο έγγραφο ενδέχεται επίσης να επιβάλλουν τις απαιτήσεις τους για την περίοδο ισχύος.

Τι πρέπει να περιέχει ένα apostille;

Συνήθως, το apostille περιέχει:

  • όνομα του κράτους που εξέδωσε την αποστίλ
  • επώνυμο του προσώπου που υπέγραψε το αποστιλωμένο έγγραφο
  • θέση του ατόμου που υπέγραψε το αποστιλωμένο έγγραφο
  • την επωνυμία του ιδρύματος με τη σφραγίδα/σφραγίδα του οποίου τίθεται το αποστιλωμένο έγγραφο
  • Το όνομα της πόλης ήταν το apostille
  • ημερομηνία τοποθέτησης αποστίλ
  • όνομα της αρχής που τοποθέτησε το apostille
  • αριθμός αποστίλ
  • σφραγίδα / σφραγίδα του ιδρύματος που τοποθέτησε το apostille
  • την υπογραφή του υπαλλήλου που τοποθέτησε την επιστολή.

Πού ισχύει το ;

Το Apostille αναγνωρίζεται μόνο στα κράτη μέλη της Σύμβασης. Η λίστα περιλαμβάνει πλέον 193 πολιτείες. Η αναγνώριση επιστολών είναι υποχρεωτική για τα μέρη της Σύμβασης και τις χώρες που έχουν προσχωρήσει σε αυτήν. Ωστόσο, πολλά κράτη διατηρούν το δικαίωμα να μην αναγνωρίσουν ένα apostille εάν δεν συμμορφώνεται με τις διατάξεις της Σύμβασης.

Πόσο κοστίζει ένα apostille στην Κύπρο;

Η τυπική τιμή είναι 50 ευρώ ανά έγγραφο.

Όροι επικόλλησης αποστίλ

Το apostille τοποθετείται εντός 1 εργάσιμης ημέρας από την παραλαβή των πρωτότυπων εγγράφων.

Apostille: legalization of your documents in Cyprus

People who have never dealt with the legalization of documents have no idea what an apostille is and why it is so important.

Apostille is needed for everybody who is planning to travel abroad.

Apostille is an international stamp that confirms the legality of a certain document. The document doesn’t have legal force in another country without it.

Why do you need an apostille?

Each country has its own regulatory and legal frameworks, procedures for official papers registration and issuance, which are valid only on the territory of their country. Almost all documents required abroad must be translated and legalized.

The Hague Convention was adopted in 1961, it abolished the consular legalization procedure, thus greatly simplified the legalization of a document by affixing an apostille instead. Since then, all countries that have joined this agreement can legalize paper in this way.

Cyprus is no exception. They joined the Hague Convention in 1978 and started to use the simplified document legalization system.

What does the apostille look like and where is it placed?

An apostille stamp in Cyprus is a seal of 9×9 cm in the form of a rectangle or circle. Usually it is placed anywhere in the document where there is no text, or on a separate sheet, which is attached to the main document.

A double apostille may be required in some cases to confirm the legitimacy of a document. The main difference is that the apostille is first put on the original document, then the document is translated and notarized, and the second apostille is put on the translation.

What documents can be apostilled?

You need to know that the apostille cannot be put on the documents of countries that are not participating in the Hague Convention. In this case, the paper is subject to a more painstaking and tedious procedure: consular legalization (certification is needed by the relevant ministries and consulates of the country of destination).

The following documents can be apostilled:

  • extracts from the commercial register of Cyprus
  • documents issued or certified by a notary
  • documents issued by the courts of Cyprus: sentences and judgments
  • document translations
  • official documents issued by the authorities of Cyprus
  • educational documents: certificates, certificates and diplomas
  • powers of attorney, wills, donation documents
  • copies of documents certified by a notary
  • other government documents.

Attention! Customs, diplomatic, consular documents and passports are not subject to apostille.

What language is the apostille in?

There are no strict requirements. The use of both the official languages ​​of the Convention (English and French) and the original language of the signatory country is allowed. As a rule, it is drawn up in the language of the signatory and duplicated in one of the languages ​​of the Convention. In Cyprus they usually put apostilles in Greek, Turkish or English.

The title language anyway remains unchanged on the apostille. Only French is allowed here: “APOSTILLE (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961)”.

The process of apostille affixing is very simple. The authenticity of the documents is verified first, then the apostille is put.

It should be noted that the validity of the apostille is not limited.

The validity period of the apostille in some cases may be indicated in the document. It is important to remember that the authorities where you plan to use the certified document may also impose their requirements for the validity period.

What should an apostille contain?

Usually, the apostille contains:

  • name of the state that issued the apostille
  • surname of the person who signed the apostilled document
  • position of the person who signed the apostilled document
  • the name of the institution with the seal / stamp of which the apostilled document is affixed
  • the name of the city were the apostille was affixed
  • date of apostille affixing
  • name of the authority that affixed the apostille
  • apostille number
  • seal / stamp of the institution that affixed the apostille
  • the signature of the official who affixed the apostille.

Where is the apostille valid?

Apostille is recognized only in the member states of the Convention. The list now includes 193 states. Apostille recognition is mandatory for the parties to the Convention and the countries that have joined it. However, many states reserve the right not to recognize an apostille if it does not comply with the provisions of the Convention.

How much does an apostille cost in Cyprus?

The standard price is EUR 50 per document.

Terms of apostille affixing

The apostille is affixed within 1 working day after receiving the original documents.